重庆市文书立卷与案卷构成的一般要求

渝档发〔1998〕25号

重庆市文书立卷与案卷构成的一般要求

万县、黔江开发区档案局，各区市县档案局，市级各部门：

    现将《重庆市文书立卷与案卷构成的一般要求》印发你们。请认真贯彻执行。

重庆市档案局

一九九八年三月十日

重庆市文书立卷与案卷构成的一般要求

为了统一全市党政机关、人民团体、企事业的文书立卷方法， 提高立卷工作效率，保证案卷质量，适应档案的现代化管理，根据国家档案局有关规定特制定本要求。

案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到以下几点。

1.  文件材料的收集

1.1凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，办理完毕， 对机关和社会具有查考利用价值的文件材料均属收集范围。

1.1.1本机关制定、形成的文件材料。

1.1.2上级机关的文件材料。

1.1.3下级机关报送的重要文件材料。

1.1.4同级机关和非隶属机关需要贯彻执行的文件材料。

1.1.5上述机关的文件材料中，只收集按规定应当归档的文件材料。

1.2归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应收集齐全完整。

1.3在归档的文件材料中，每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件等，均应收集齐全。

2. 文件材料的分类

2.1文件材料在收集齐全完整的基础上，按制定的分类方案逐项分开。

2.2分年度  将文件材料按其形成或针对的年度分开。不同年度的文件材料一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，归入批复年度；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划、计划、预算，归入文件材料内容针对的第一个年度；跨年度的总结、决算，归入文件材料内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度；法规性文件归入公布或批准年度。

2.3分机构  将文件材料按其产生或承办部门分开。

2.4分级别  将文件材料按其责任者与本机关之间的关系，分成上级、本机关、同级、下级。其中针对本机关有密切联系的文件材料应与本机关文件放在一起。

2.5分问题  将文件材料按其反映的问题分开，凡涉及若干问题的文件材料，应按所反映的主要问题分。

2.6分期限  根据文书档案保管期限标准的规定，将文件按不同的保管期限分开。

3. 文件材料的立卷

立卷要遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

3.1会议文件，按会议的名称、届次立卷。

3.2人民来信材料，主要按信件作者、信件处理形式或信件所反映的问题立卷。

3.3统计报表、名册等文件，按照格式、名称或地区立卷。

3.4简报、刊物按名称结合期号立卷。

3.5调研材料、制度、条例、法规等，按责任者结合问题立卷。

3.6工作计划、总结等文件，按责任者结合名称或问题立卷。

3.7文件和电报，按其内容的联系合一立卷。

4. 案卷各部分的排列

案卷由案卷封面、卷内文件目录、文件、备考表、封底组成。

4.1卷内文件的排列  卷内文件按问题集中，同一问题的文件按重要程度或时间顺序排列，密不可分的文件应排列在一起。即批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后。

4.2硬卷皮案卷各部分排列顺序  案卷封面、卷内文件目录、文件、备考表、封底。

4.3软卷皮案卷各部分排列顺序  软卷封面(含卷内文件目录）、文件、封底(含备考表）。

5. 案卷编目

案卷编目包括编写页号、件号，编制卷内文件目录，填写案卷封面项目和卷脊项目，填写卷内备考表。

5.1编写页、件号  成卷装订的案卷编页号，按件装订的编件号。

5.1.1编页号的要求  应统一在有文字和图表的页面上逐页编号；用阿拉伯数字从1起依次标注；页号位置在每页材料正面的右上角，背面的左上角。

5.1.2编件号的要求  按件装订的案卷，应逐件加盖档号章，填写档号章的各项，件号用阿拉伯数字从1起依次标注；密不可分的文件材料，同一问题装订在一起，可按一件编号；档号章的位置在每件第一份文件首页的右上角。其格式与尺寸是：

单位:mm

5.2卷内文件目录的编制  案卷必须按规定格式逐件填写卷内文件目录，卷内文件目录由顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注组成。

5. 2. 1顺序号 以卷内文件排列先后顺次填写的序号，按件装订的案卷，其顺序号应与件号一致。

5.2.2 文号 文件制发机关的发文字号。

5.2.3责任者 对档案内容进行创造或负有责任的团体或个人， 即文件的署名者。没有责任者的文件，应考证淸楚后填写。

5.2.4题名 即文件的标题，一般应照实抄录、没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“〔〕”号。

5.2.5日期 文件的形成时间，填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日的数字右下角加“.”号。

5.2.6页号 除卷内最后一份文件填写起止页号外，其余的文件只填写首页号。按件装订的目录上要注明每件的起止页号。

5. 2.7备注 对卷内文件的变化作必要的说明。

5.3案卷封面项目的填写 案卷封面项目包括全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件(页)数、归档号、档号。

5.3.1全宗名称 即立档单位的名称，填写全宗名称必须用全称或通用简称。

5.3.2类目名称 指全宗内分类方案的第一级类目名称，按问题分类的填写问题名称；按组织机构分类的，填写内部组织机构的名称。在一个全宗内应按统一的分类方案，并应保持分类体系的稳定性。

5.3.3案卷题名 即案卷标题，应简明、确切揭示卷内文件材料内容，案卷题名一般包括责任者、问题和文种，结构完整、标点正确、不超过50个字。“责任者”项不得简称为“本部”、“本委”、“本市某某局”等，两个以上的责任者，可以适当概括;“问题”拟写要求概括准确、文字简炼；“文种”应标明卷内主要文件的文种2—3个，并兼顾不同性质的文种。

5.3.4时间 卷内文件所属的起止年、月。

5.3.5保管期限 立卷时划定的案卷保管期限。

5.3.6件、页数 成卷装订的案卷要填写总页数，按件装订的案卷要填写本卷的总件数。

5.3.7归档号 即文书处理号，由立卷人填写。

5.3.8封面档号 由全宗号、目录号、案卷号组成。

全宗号 是档案馆指定给立档单位的编号。

目录号 是全宗内案卷所属目录的编号。在同一全宗内不允许出现重复的案卷目录号。

案卷号 是目录内案卷的顺序编号，也是案卷位置的排列号。在同一案卷目录内不允许出现重复的案卷号，案卷数量一般以三位数为宜, 但不得少于100卷，数量超过1000卷时，应另起案卷目录号。

5.4卷内备考表的编制 卷内备考表项目由本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间组成，备考表应置卷尾。

5.4.1本卷情况说明 填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。

5.4.2立卷人 由责任立卷者签名。

5.4.3检查人 由案卷质量审核者签名。

5.4.4立卷时间 由责任立卷者填写完成立卷的日期。

5.5卷脊项目 包括全宗号、目录号、年度、案卷号，应与封面档号的对应完全一致，应在每个项目的正中位置用阿拉伯数字填写，卷脊上不得出现其他字样。

5.6案卷编目，字迹要求工整，清晰，耐久。

6. 案卷装订的要求

6.1卷内文件材料要去掉金属物，破损的文件材料应托裱，字迹已扩散的应复制，复制件放在原件后立卷。

6.2装订时应将卷内文件的底边和右边取齐，大于公文纸的要折迭压平，未留装订线的应加边。成卷装订的案卷应采用三孔一线法装订，装订位置在文件左侧中部，距订口边10mm，装订长度120mm为宜。结头在背后中孔。

6.3 按件装订的案卷，卷内文件应逐件用细线采用三孔一线的方法装订，装订的位置、距离要求同上。

7. 案卷的排列，按不同门类、载体分别排列编号。永久、长期卷可混合排列、流水编号，也可分别排列、编号。

8. 文书档案案卷格式采用GB9705-88《文书档案案卷格式》规定的标准。

主题词：文书档案  要求  通知     

                                        （共印210份）