重庆市档案局关于印发《重庆市照片档案收集整理实施细则》的通知

渝档发〔2006〕36号

重庆市档案局关于印发《重庆市照片档案

收集整理实施细则》的通知

各区县（自治县、市）档案局，市级各部门，各企业事业单位：

为进一步规范照片档案的归档整理工作，加强照片档案管理，根据《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002），我们制定了《重庆市照片档案收集整理实施细则》，现印发给你们，请认真贯彻执行

  二○○六年八月十五日

重庆市照片档案收集整理实施细则

1 为进一步规范照片档案的收集整理工作，根据《照片档案管理规范》（GB/T11821－2002），结合重庆市实际制定本实施细则。

2 本实施细则适用于重庆市各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。

3 照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案包括银盐感光材料照片档案和数码照片档案。
  4 照片档案的收集
  4.1收集范围
  4.1.1 记录本单位主要职能活动、基本历史面貌和重要工作成果的照片。
  4.1.2 记录领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。
  4.1.3 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
  4.1.4 记录本单位生产、科学研究、基本建设、设备管理等科技活动的照片。
  4.1.5记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。
  4.1.6记录本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
  4.1.7其他具有保存价值的照片。
  4.2 收集要求
  4.2.1 凡属收集范围的照片，摄影者或承办机构应按本细则规定整理，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交归档，每年6月底前应完成上一年度照片档案的归档整理工作，重大活动或重大事件形成的照片档案，工作结束后一个月内应移交归档，任何单位或个人不得拒绝归档或据为己有。
  4.2.2 对反映同一内容的若干照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。
  4.2.3 底片、照片、说明应齐全。
  4.2.4 底片与照片影像应一致。对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片。
  4.3 凡属各级国家综合档案馆接收范围的单位，按照国家有关规定向国家综合档案馆移交档案时，应将照片档案随同其他载体形式的档案一并移交。
  5 银盐感光材料照片档案的整理
  5.1 整理原则
    照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片和照片应分开存放。
  5.2 保管期限
    照片档案的保管期限按照《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》等规定执行。
   5.3 照片的整理
  5.3.1 照片分类
    照片档案一般按照保管期限－年度－问题进行分类。企业事业单位也可采用年度－问题－保管期限进行分类。
  5.3.2 照片号的编制
    照片号是固定和反映每张照片在全宗内的分类与排列顺序的一组字符代码。照片号的格式有三种：
    格式一：全宗号－保管期限代码－张号。党政机关、社会团体应采用格式一。
    格式二：全宗号－分类号－张号。
    格式三：全宗号－分类号－册号－张号。
    企业事业单位一般采用格式二或格式三。
    全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
    保管期限代码：永久、长期、短期分别用Y、C、D标注。
    册号：格式三中的册号是从“1”开始顺序编定的流水号。
    张号：格式一中的张号是同一保管期限内的照片跨年度拉通从“1”开始逐张编定的流水号。格式二中的张号是同一分类号内的照片跨年度拉通从“1”开始逐张编定的流水号。格式三中的张号是指同一册内的照片从“1”开始编定的顺序号。
  5.3.3照片的入册
    按照片号顺序将照片固定在照片芯页上，照片芯页分为5吋照片（格式详见附录A）和6吋、7吋照片（格式详见附录B）两种。对于照片芯页放置不下的大幅照片，可将其存放入专用的照片档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。
  5.3.4 说明的填写
    照片的说明包括题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明七个项目。
    题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。
    照片号：填写5.3.2编定的照片号。
    底片号：填写5.4.1编定的底片号。
    参见号：填写与本张照片有密切联系的其他载体形式档案的档号。
    时间：填写照片的拍摄时间，采用8位阿拉伯数字标注。        如2006年8月2日，标注为20060802。
    摄影者：填写照片拍摄人员的姓名。
    文字说明：综合运用事由、时间、地点、人物、背景等要素，概括揭示照片所反映的全部信息。如果题名已能全面反映照片信息，文字说明可从简或省略。亦可标注照片的来源、版权等。
    大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写说明，并注明大幅照片的存放地址。
  5.3.5 照片册的装订
    将照片芯页按照片号顺序排列，末页后加册内备考表，采用“三孔一线”法装订入照片册卷皮内，照片册内芯页数量一般不超过30页。
    册内备考表（格式详见附录E）项目包括本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。本册情况说明填写册内照片缺损、补充、移出、销毁等情况。
    照片册卷皮封面印制“照片册”字样。
    照片册卷皮背脊格式见附录C。照片号采用格式一和格式二其背脊格式应采用示例一，册号是在同一保管期限内的照片册跨年度从“1”开始顺序编定流水号；照片号采用格式三其背脊格式应采用示例二。
    企业事业单位应在照片册背脊上端填写分类号。
    照片册在党政机关、社会团体按全宗号、保管期限、册号顺序排列上架保存；在企业事业单位按全宗号、分类号、册号顺序排列上架保存。
  5.3.6 照片档案基本目录的编制
    按册内照片号顺序逐张填写照片档案基本目录，其格式见附录F。
    大幅照片应在备注项内注明“大幅”。
    照片档案基本目录加封面装订成册，封面格式见附录G。
  5.4 底片的整理
  5.4.1 底片号的编制
   底片号是固定和反映底片在全宗内排列的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、张号组成。其格式为：全宗号－保管期限代码－张号。
    全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
    保管期限代码：永久、长期、短期分别用Y、C、D标注。
    张号：在同一保管期限内的底片从“1”开始顺序编定流水号。
    底片号宜使用铁笔将其横排刻写在胶片乳剂面片边处，不得影响画面。
  5.4.2 底片袋的标注
    底片放入底片袋内保管，一张一袋。应在底片袋的右上方标明底片号。翻拍底片和拷贝底片应在底片袋左上方标注“F”或“K”。
  5.4.3 底片的入册
    按底片号顺序将底片袋插入底片芯页。对幅面超过芯页尺寸的大幅底片，应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，平放入专用的档案袋或档案盒中，按底片号顺序排列。
将底片芯页顺序排列，末页后加册内备考表采用“三孔一线”法装订入底片册卷皮中，底片册内芯页数量一般不超过30页。
    底片册卷皮封面印制“底片册”字样。底片册背脊式样见附录D，其册号是在同一保管期限内的底片册跨年度从“1”开始顺序编定流水号。
    底片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列上架保存。
  6 数码照片档案的整理
  6.1 数码照相机拍摄形成的数码照片应保证未经编辑，像素应在300万以上。
  6.2 数码照片按照《电子文件归档与管理规范》刻制光盘保存，永久和长期保存的数码照片应冲洗出照片，按照本实施细则5.3的要求整理归档，其底片号填写光盘中数码照片的文件名。

6.3 光盘内文件信息的组织结构一般为：根目录、说明文件、著录文件、照片档案子目录、照片文件、照片文件。 

6.3.1 说明文件命名为README.TXT，文件存储格式为文本文件，主要说明本张光盘内存储的照片档案全宗名称、全宗号、归档年度、保管期限、照片数量、照片反映的主要内容、摄影者等。
  6.3.2 著录文件命名为DESCRIPT.XML,其内容是照片档案基本目录的电子版本。
  6.3.3 照片档案子目录命名为DATA。
  6.3.4 照片文件命名按照5.3.2编制的照片号命名，文件存储格式为JPEG文件。
  6.4 数码照片应分年度分保管期限刻制光盘，永久和长期保存的应刻制一式三套，分别用A、B、C标注，A套封存保管，B套供查阅使用，C套异地保管。短期保存的刻制一式二套,即A套和B套。
  6.5光盘应分保管期限编制顺序号，采用油性笔在光盘背面标注光盘顺序号、光盘套别号和光盘内照片的起止号。
  7 照片档案的保管条件应具备防火、防水、防潮、防日光、防紫外线、防污染、防有害生物、防盗要求，温度控制在25℃以下，相对湿度控制在30%—50%之间。照片档案数量较多的单位应配置恒温恒湿柜或设置照片档案库保存照片档案。
  8 本实施细则由重庆市档案局负责解释。
   9 本实施细则自发布之日起实施。

附录A　照片芯页格式示例(5吋照片适用)

附录B　照片芯页格式示例(6吋、7吋照片适用)

题　名：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

照片号：　　　　　　　底片号：　　　　　　参见号：　　　　　　　

时　间：                                  摄影者：　　　　　　　

文字说明：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

附录C　照片册册脊示例

示例一

示例二

 附录D　底片册册脊示例

 附录E  册内备考表示例

册   内   备   考   表

 附录F　照片档案基本目录示例

照片档案基本目录

 附录G　照片档案基本目录封面示例

照 片 档 案 基 本 目 录

全宗名称                                        

全 宗 号                                        

保管期限                                        

主题词：照片档案  收集  整理  实施细则  通知     

                                        （共印210份）