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各区县（自治县）档案局，市级各部门、有关单位：
为规范音像档案的收集和整理，有效地保护和利用音像档案，市档案局制定了《重庆市音像档案收集整理的一般要求（试行）》，现印发给你们，请贯彻执行。试行中的问题请及时反馈市档案局，联系邮箱：gscdaj@cq.gov.cn。
重庆市档案局
2015年7月24日
重庆市音像档案收集整理的一般要求
（试行）
为规范音像档案的收集和整理，有效地保护和利用音像档案，根据国家有关规定，结合我市实际，制定本要求。
1 主题内容与适用范围
1.1 本要求规定了音像档案的收集范围、整理原则和整理要求。
1.2 本要求适用于重庆市各级机关、团体、企业事业单位和其他组织。中央在渝单位参照执行。
2 概念
音像档案是记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。
本要求所称音像档案是指常见的音像档案，其中照片包括银盐感光材料照片和数码照片，影片主要指影片带，录音包括录音带和数码录音，录像包括录像带和数码录像。
3 音像档案的收集
3.1 收集范围
3.1.1 记录本单位主要职能活动、基本历史面貌和重
要工作成果的照片、影片、录音、录像等材料 (以下统称“音像材料”)。
3.1.1.1 本单位举行的重要会议、纪念活动形成的音像材料；
3.1.1.2 记录本单位生产、科研、基建、重要设备管理的音像材料；
3.1.1.3 本单位历届领导班子合影及主要领导证件照片；
3.1.1.4 本单位市（省）级以上的劳动模范、先进人物及其典型活动的音像材料；
3.1.1.5 本单位组织或参加的重要外事活动形成的音像材料；
3.1.1.6 本单位保存的重要实物的照片；
3.1.1.7 上级领导和著名人物参加本单位、本地区重大公务活动形成的音像材料。
3.1.2 记录本地区、本单位重大活动、重大事件、重大事故、重大自然灾害、重点工程的音像材料。
3.1.3 记录本地区地理概貌、城乡建设、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的音像材料。
3.1.4 其他具有保存价值的音像材料。
3.2 收集时间
音像材料由其形成部门及时收集整理归档，并于当年12月底前向本单位档案机构或档案工作人员移交，同时移交相应文字说明。
3.3 收集要求
3.3.1 本地区形成的音像材料由与音像材料主题密切相关的机关单位负责收集。
3.3.2 照片档案的收集要求
3.3.2.1 照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁，具有代表性。反映同一场景的照片一般只归档一张。
3.3.2.2 重大活动、重大事件、重大事故、重大自然灾害、重点工程的照片应反映事件的全貌和全部过程，可从全景、主要人物、合影、成果实物、不同阶段的现场等多个场景选取具有代表性和典型性的照片。
3.3.2.3 银盐感光材料照片应照片、底片、说明齐全。无底片的照片应翻拍底片或形成数码照片；无照片的底片应制作照片。底片与照片影像一致。
3.3.2.4 数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的未经编辑的原始图像文件，应以JPEG格式保存，像素300万以上。
3.3.2.5 数码照片应刻制光盘，永久和30年保存的数码照片同时冲洗出纸质照片。
3.3.3 其他音像档案的收集要求
3.3.3.1 录音录像档案应主题鲜明、影像和语音清晰，人物形象端正。
3.3.3.2 重要或珍贵的数码录音以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存，音频采样率不低于44.1kHz；数码录像以MPEG或者AVI格式保存，比特率不低于8Mbps。
3.3.3.3 数码录音、录像应刻制光盘。
3.3.3.4 永久、30年保存的以录音带、录像带等磁性材料为载体的音像材料，应转换成数码录音、录像，刻制光盘。
3.3.3.5 音像档案形成部门应编制有关说明。
4 音像档案的整理
4.1 整理原则
遵循音像材料的形成规律，保持音像材料之间的有机联系，区分不同载体和价值，便于保管和利用。
4.2 保管期限
音像档案的保管期限按照国家有关规定分为永久和定期，定期一般分为30年、10年。
4.3 照片档案的整理
照片档案按照《重庆市照片档案收集整理实施细则》（渝档发〔2006〕36号）整理，将保管期限由永久、长期、短期改为永久和定期，定期分为30年和10年，照片号中保管期限代码分别用“Y”“D30”“D10”表示，数码照片刻制形成的光盘，其说明标签、档号和目录按照本要求4.4办理。
4.4 其他音像档案的整理
4.4.1 数码录音、录像按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《重庆市电子文件归档与管理细则》、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）要求，区分保管期限、归档年度刻制光盘。
4.4.1.1 光盘内容包括说明文件、著录文件和音像档案子目录。其信息组织结构如下图：
根目录
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说明文件 著录文件 音像档案子目录
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音像文件 音像文件
说明文件：命名为README.TXT，文件存储格式为文本文件，内容为本张光盘的光盘信息和储存的音像档案信息。光盘信息包括光盘参数（如光盘容量、光盘类型等）；光盘编号（光盘顺序编号或档号）；光盘保管单位；光盘制作者（单位或个人）；光盘制作时间；阅读光盘所需硬件、软件环境（光盘驱动器的型号、计算机配置、软件操作系统及其版本、显示音像档案的软件等）。存储的音像档案信息包括本张光盘内存储的音像档案全宗名称、全宗号、保管期限、归档年度、文件主要内容及数量、摄录者、摄录时间等。著录文件：命名为DESCRIPT.XML，内容是本张光盘内音像文件目录（格式见附录A）。
音像档案子目录：命名为DATA，内容为归档音像文件。
归档音像文件以档号命名。档号采用“全宗号-音像文件类别代码·年度·保管期限代码-件号”结构。
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，若档案馆未给号，此项不填。
音像文件类别代码·年度·保管期限代码：录音、录像的类别代码分别用“LY”“LX”表示；年度为音像文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2015”，当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在备注项加以说明；保管期限永久、30年、10年分别用“Y”“D30”“D10”表示。
件号：音像文件的排列顺序号。同一类音像文件，按照“保管期限-年度”的方法分类，在同一年度内，按事由结合时间、重要程度排列，件号在同一年度同一保管期限内从“1”开始编制。
音像文件档号示例：1348-LY·2015·Y-1，表示重庆市档案局全宗录音文件2015年永久保管第1件。
4.4.1.2 刻制的光盘用光盘内音像文件起止档号命名。如：1348-LY·2015·Y-1~10。
4.4.1.3 永久和30年保存的录音录像应刻制一式三套光盘，分别用A、B、C标注，A套封存保管，B套供查阅使用，C套异地保管。
4.4.2 录音带、录像带、影片带、光盘等音像档案均应逐一编制说明，并以标签形式粘贴在其外盒上。
4.4.2.1 录音带简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录放长度、规格、摄录者、摄录时间、密级等；
4.4.2.2 录像带简要说明该录像的主要内容、语别、制式、放映时长、规格、摄录者、摄录时间、密级等；
4.4.2.3 影片带应说明影片片名、主要内容、语别、制式、片长、规格、摄录者、摄录时间、密级等；
4.4.2.4 光盘应说明存储文件的内容、格式、规格、摄录者、摄录时间、光盘类型（CD-R、DVD）、光盘制作者、制作时间、密级等；
4.4.2.5 标签格式及内容填写应规范。
录音带、录像带标签格式见附录B；
影片带标签格式见附录C；
光盘标签格式见附录D。
4.4.3 录音带、录像带、影片带、光盘等音像档案应区分载体形式、保管期限，编制档号及目录。
4.4.3.1 录音带、录像带、影片带、光盘等音像档案按照载体形式、保管期限、形成年度和问题进行分类排列，并编制档号。档号标注在说明标签及档案实体上。光盘应采用通过耐候性试验的“光盘标签笔”标注在光盘标签面。
档号格式：全宗号-类别号-保管期限代码-盘（带）号。
类别号：根据档案分类方案，按照载体形式给予的代号，可用汉语拼音字母或阿拉伯数字标注。如录音带可用“LYD”表示，录像带可用“LXD”表示，光盘可用“GP”表示，影片带可用“YPD”表示。
盘（带）号：同一载体形式、同一保管期限的音像档案按照分类排列顺序跨年度拉通从1开始编制的顺序号。
全宗号和保管期限代码与本要求4.4.1.1中全宗号和保管期限代码相同。
4.4.3.2 录音带、录像带、影片带、光盘等不同载体的音像档案原则上应按照保管期限分别编制档案目录（格式见附录E)，并加音像档案目录封面(格式见附录F)，装订成册。
5 附则
5.1 本要求引用的标准和文件，国家和市有新制定（修订）的，按新制定（修订）的标准和文件执行。
5.2 本要求由重庆市档案局负责解释。
5.3 本要求自2015年 9月1日起实施。